Privacybeleid

1. Inleiding

FlowsFix ("wij", "ons", "onze") respecteert uw privacy en zet zich in voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit privacybeleid informeert u over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens wanneer u onze diensten gebruikt.

FlowsFix opereert als een Technology Provider voor salons en biedt een platform waarmee salon-eigenaren hun afspraken, klanten en communicatie beheren. Dit beleid is van toepassing op zowel salon-eigenaren als hun klanten die via het FlowsFix-platform worden bediend.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen:

2.1 Gegevens die u aan ons verstrekt

• Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer
• Afspraakgegevens: datum, tijd, gekozen diensten, opmerkingen
• Accountgegevens: inloggegevens (voor salonhouders)
• Betalingsgegevens: transactiegegevens via onze betalingsproviders

2.2 Automatisch verzamelde gegevens

• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaatinformatie
• Gebruiksgegevens: hoe u onze dienst gebruikt
• Cookies: zie ons cookiebeleid hieronder

2.3 Gegevens via Meta-platformen

Wanneer een salon WhatsApp Business, Instagram of Facebook Messenger koppelt via FlowsFix, verwerken wij de volgende gegevens die afkomstig zijn van Meta-platformen:

• Berichtgegevens: inkomende en uitgaande berichten tussen de salon en haar klanten via WhatsApp, Instagram Direct en Facebook Messenger
• Contactgegevens: telefoonnummers (WhatsApp), gebruikersnamen en profiel-ID's (Instagram/Messenger)
• Page-gegevens: Facebook Page ID, Instagram Business Account ID, koppelstatus
• Tokens: versleutelde toegangstokens voor API-communicatie (worden niet gedeeld met derden)

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor:

• Het verwerken en beheren van afspraken
• Het versturen van bevestigingen en herinneringen
• Het faciliteren van communicatie tussen salons en hun klanten via WhatsApp, Instagram en Facebook Messenger
• Het verbeteren van onze diensten
• Het nakomen van wettelijke verplichtingen
• Met uw toestemming: het versturen van marketingberichten

3.1 Gebruik van Meta Platform Data

Gegevens ontvangen via de Meta Platform API's (WhatsApp Business API, Instagram Graph API, Messenger Platform) worden uitsluitend gebruikt voor:

• Het weergeven van inkomende klantberichten aan de salon-eigenaar
• Het versturen van antwoorden, afspraakbevestigingen en herinneringen namens de salon
• Het koppelen van berichten aan klantprofielen binnen het salon-account
• Het genereren van AI-gestuurde antwoordsuggesties (berichten worden niet opgeslagen door de AI-provider)

Wij verkopen, delen of gebruiken Meta Platform Data niet voor advertenties, datamining, profilering of enig ander doel dan hierboven beschreven. Wij volgen het Meta Platform Terms en het Meta Developer Policies.

4. Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken uw gegevens op basis van:

• Uitvoering van een overeenkomst: voor het boeken en beheren van afspraken
• Wettelijke verplichting: voor financiële administratie
• Gerechtvaardigd belang: voor het verbeteren van onze diensten en het faciliteren van klantcommunicatie via berichtenplatformen
• Toestemming: voor marketingdoeleinden

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:

• Afspraakgegevens: 3 jaar na laatste afspraak
• Financiële gegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
• Berichtgegevens (WhatsApp/Instagram/Messenger): 1 jaar na laatste bericht, of eerder bij verwijderingsverzoek
• Meta Platform tokens: tot ontkoppeling van het account door de salon-eigenaar
• Marketingvoorkeuren: tot intrekking van toestemming

6. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij kunnen uw gegevens delen met:

• De salon: waar u een afspraak maakt of mee communiceert
• Betalingsproviders: voor het verwerken van betalingen (Mollie)
• Meta Platforms: voor het versturen van berichten via WhatsApp, Instagram en Facebook Messenger (volgens Meta Platform Terms)
• AI-dienstverleners: voor het genereren van antwoordsuggesties (geen permanente opslag van berichtinhoud)
• Hosting providers: voor het opslaan van gegevens

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Alle verwerkers zijn contractueel gebonden aan strikte privacyvoorwaarden.

7. Uw rechten

Onder de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage: U kunt opvragen welke gegevens wij van u hebben
• Recht op rectificatie: U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op verwijdering: U kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen
• Recht op beperking: U kunt de verwerking laten beperken
• Recht op dataportabiliteit: U kunt uw gegevens opvragen in een overdraagbaar formaat
• Recht op bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen
• Recht om toestemming in te trekken: U kunt gegeven toestemming altijd intrekken

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de onderstaande contactgegevens of gebruik maken van het verwijderingsformulier.

8. Gegevensverwijdering & Meta Platform Data

U kunt op de volgende manieren verzoeken om verwijdering van uw gegevens:

• Via het klantenportaal: inloggen en "Gegevens verwijderen" selecteren
• Via e-mail: een verzoek sturen naar info@flowsfix.com
• Via de salon: uw salon vragen om uw gegevens te verwijderen

Voor gegevens die via Meta-platformen (WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger) zijn verzameld, verwerken wij ook automatisch verwijderingsverzoeken die door Meta worden verstuurd via onze Data Deletion Callback. Wanneer u uw Facebook- of Instagram-account ontkoppelt of een verwijderingsverzoek indient bij Meta, worden uw gegevens automatisch geanonimiseerd in ons systeem.

Meer informatie vindt u op onze pagina over gegevensverwijdering.

9. Cookies

Wij gebruiken cookies om onze dienst te laten functioneren en te verbeteren:

• Noodzakelijke cookies: Vereist voor de werking van de website
• Analytische cookies: Helpen ons begrijpen hoe de website wordt gebruikt
• Marketing cookies: Voor gepersonaliseerde advertenties (alleen met toestemming)

Bij uw eerste bezoek vragen wij om uw toestemming. U kunt uw voorkeuren altijd aanpassen.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik. Dit omvat:

• Versleuteling van gegevens in transit (HTTPS) en in rust
• Strikte toegangscontrole
• Regelmatige beveiligingsaudits
• Row Level Security op database niveau
• Versleutelde opslag van API-tokens en toegangssleutels
• HMAC-SHA256 handtekeningvalidatie voor Meta callbacks

11. Integraties met derden

FlowsFix integreert als Technology Provider met de volgende externe platformen namens salons:

• WhatsApp Business API — voor het versturen van afspraakherinneringen, bevestigingen en klantcommunicatie
• Instagram Messaging (via Graph API) — voor het ontvangen en beantwoorden van Instagram Direct berichten
• Facebook Messenger (via Messenger Platform) — voor het ontvangen en beantwoorden van Messenger-berichten
• Mollie — voor het verwerken van online betalingen
• Google Calendar — voor het synchroniseren van afspraken (optioneel)

Elk van deze integraties wordt pas geactiveerd wanneer de salon-eigenaar hier expliciet toestemming voor geeft via een OAuth-koppelflow of handmatige configuratie. Klanten worden geïnformeerd over het gebruik van deze kanalen.

12. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij u hierover informeren. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan dit document.

13. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of om uw rechten uit te oefenen:

14. Klachten

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.