Boekhouding voor kappers: BTW, facturen en kassa-uitleg
Alles wat je als kapper moet weten over BTW (9% en 21%), facturatie, kassa-administratie en de Belastingdienst.
Boekhouding is voor veel kappers de minst leuke kant van het vak. Maar het hoeft niet ingewikkeld te zijn. Dit artikel legt uit welke BTW-tarieven gelden, hoe je facturen moet opstellen, wat de Belastingdienst van je verwacht, en hoe je het hele proces kunt automatiseren.
Disclaimer: Dit artikel is informatief en geen vervanging voor advies van een accountant. Voor specifieke situaties: raadpleeg een professional.
BTW-tarieven voor kappers in Nederland
9% BTW: knippen, kleuren, verzorgende behandelingen
Sinds 2019 valt het verlaagde BTW-tarief van 9% op de meeste kapdiensten:
- Knippen, scheren, baardverzorging
- Kleuren, highlights, balayage
- Wassen, drogen, stylen
- Permanenten
- Hoofdmassage als onderdeel van behandeling
21% BTW: producten, hairextensions, sieraden
Het hoge tarief geldt voor:
- Verkoop van shampoo, conditioner, stylingproducten
- Hairextensions en pruiken
- Haarsieraden en accessoires
- Cadeaubonnen (als ze los van een dienst worden verkocht)
Let op: gemengde behandelingen
Een knipbeurt van €40 met thuis-shampoo van €15 erbij = €40 op 9% BTW én €15 op 21% BTW. Op de factuur moet dit gesplitst staan. Goede salon software doet dit automatisch.
Verplichte gegevens op een factuur
De Belastingdienst eist dat elke factuur deze gegevens bevat:
- Factuurdatum en uniek factuurnummer (oplopend)
- Jouw naam, adres en BTW-nummer
- Naam en adres van de klant (bij zakelijke klanten verplicht, bij particulieren niet)
- Beschrijving van geleverde dienst/product
- Bedrag exclusief BTW, BTW-bedrag (gesplitst per tarief), totaalbedrag inclusief BTW
- Datum van levering (als anders dan factuurdatum)
Kassa-administratie: wat moet je bewaren?
De Belastingdienst eist dat je 7 jaar alle financiële administratie bewaart. Voor kappers betekent dat:
- Alle facturen (verkoop én inkoop)
- Kassa-rapportages per dag (Z-rapporten)
- Bankafschriften
- Kasstaten (handgeld bij start en eind van de dag)
- Personeelsadministratie en loonstrookjes
BTW-aangifte: per kwartaal of per jaar
De meeste kappers doen kwartaalaangifte. Vier keer per jaar geef je aan hoeveel BTW je hebt geïnd (op verkoop) en betaald (op inkoop). Het verschil draag je af aan de Belastingdienst.
Voorbeeld: in Q1 ontving je €10.000 inclusief 9% BTW = €825 BTW geïnd. Je kocht producten voor €1.210 inclusief 21% BTW = €210 BTW betaald. Je draagt €825 - €210 = €615 BTW af.
Tip: kleineondernemersregeling (KOR)
Verdien je minder dan €20.000 per jaar (excl. BTW)? Dan kun je je inschrijven voor de KOR en hoef je geen BTW meer te rekenen of af te dragen. Nadeel: je mag dan ook geen BTW meer terugvragen op inkopen.
Hoe automatiseer je boekhouding als kapper?
Optie 1: Handmatig in Excel
Werkt voor heel kleine zelfstandigen, maar foutgevoelig en tijdrovend.
Optie 2: Online boekhoudpakket (Moneybird, Yuki, Exact)
Goede oplossingen, maar je moet wel handmatig je salon-omzet erin invoeren of koppelen via API. Vaak €15-€30 per maand bovenop je salon software.
Optie 3: Salon software met ingebouwde boekhouding
De handigste optie: één systeem voor agenda, betalingen én boekhouding. Elke voltooide afspraak wordt automatisch een factuur, BTW wordt automatisch gesplitst, en je krijgt per kwartaal een exportbestand voor de Belastingdienst of je accountant.
Bij FlowsFix is dit standaard ingebouwd: zie onze kappers software pagina voor details. Je facturen en uitgaven vormen samen je BTW-overzicht, gesplitst tussen 9% en 21%, en je kunt per maand of kwartaal exporteren naar PDF of CSV. Losse betalingen die je via de iDEAL-QR aanneemt tellen mee in je omzetoverzicht; die boek je zelf op de juiste BTW-post.
Belangrijke tips voor kappers
- Open een aparte zakelijke rekening — verplicht voor BV's, sterk aanbevolen voor ZZP.
- Hou kasstaten bij per dag — controleer aan het eind van de dag of je kassa klopt.
- Bewaar bonnetjes van inkopen — ook voor kleine bedragen (zoals shampoo).
- Plan je BTW-betaling — zet 9-15% van je omzet apart voor BTW-afdracht.
- Werk met een accountant 1× per jaar — voor de jaarrekening en eventueel inkomstenbelasting.
Conclusie
Boekhouding voor kappers is goed te doen als je het automatiseert. De combinatie van moderne salon software (met automatische BTW-splitsing) en een accountant voor de jaarafsluiting is voor 95% van de salons voldoende.
Bekijk hoe FlowsFix dit oplost op onze kappers software pagina, of vergelijk verschillende oplossingen in onze software-vergelijking.